DIRECTEUR ADMINISTRATIF

Date de la publication: 2018/06/05
Secteur d’activité: Formation
Département: Administracyjny
Poste: Kadra menadżerska
Lieu de travail: mazowieckie

Description de poste

               FICHE DE DESCRIPTION DE POSTE

Etablissement: Lycée français René Goscinny de Varsovie, Agence pour l’Enseignement Français à l’Etranger.

IDENTIFICATION DU POSTE

                            Intitulé du poste

                  DIRECTEUR ADMINISTRATIF

Nature du poste

Administratif

             DIPLÔMES ET EXPERIENCE REQUIS

Diplôme

Diplôme d’études supérieures (minimum bac + 5) dans au moins l’un des domaines juridique, économique, financier ou comptable

Expérience professionnelle

Au moins 5 ans d’expérience dans des fonctions administratives et/ou financières

Lieu d’exercice

Lycée français de Varsovie – Ul. Walecznych 4/6 – 03-916 WARSZAWA

Rémunération indicative

11 000 PLN brut salarié (minimum) + prime annuelle + complémentaire santé

                      PRESENTATION DU SERVICE

Mission principale du service

Assurer la gestion et assurer l’ensemble des opérations liées à l’administration de l’établissement

Composition du service (effectif)

30 personnels administratifs, techniques, ouvriers, de santé et de service

Positionnement de l’agent dans l’organigramme du service

Responsable de l’ensemble des fonctions administratives, sous l’autorité du chef d’établissement

                        LES MISSIONS DU POSTE

Finalité du poste

Assurer la mission de gestion matérielle et opérationnelle (administration, finance, ressources humaines, communication, sécurité…) de l’établissement en coordination avec les organismes extérieurs (AEFE, Ambassade), sous l’autorité du chef d’établissement et en liaison avec l’organisme gestionnaire.

Missions et activités du poste

(suite)

Mission 1 : Assurer la gestion matérielle de l’établissement

A ce titre il doit, sous l’autorité du chef d’établissement :

- superviser le bon fonctionnement opérationnel (non pédagogique) et administratif de l’établissement

- coordonner l’ensemble des services administratifs

- participer à la mise en œuvre de la politique de l’établissement et veiller à son application opérationnelle au travers de la création et du suivi d’indicateurs

- mission particulière : assurer la gestion du projet immobilier de l’établissement

- assurer une veille juridique et administrative (respect des procédures et des délais…)

- travailler en étroite collaboration avec les conseils juridiques de l’établissement (évolution du droit local, recouvrement des créances, etc)

- élaborer les conventions relatives aux divers partenariats de l’établissement (examens, actions culturelles, périscolaire…)

- demander des devis (fournitures, matériel, réparations, travaux...)

- assurer le suivi des travaux relatifs à l’entretien et à la maintenance des bâtiments et des espaces attenants

- assurer la maintenance courante du matériel et des installations

- garantir les règles d’hygiène et la sécurité des biens et des personnes

- mettre en place les contrats obligatoires et nécessaires, en contrôler l’exécution

- suivre et mettre en place les procédures obligatoires (PPMS, exercices d’évacuation, suivi des recommandations du coordonnateur en charge des questions de sécurité, …)

- veiller au bon fonctionnement de l’établissement et au respect des contrats passés avec des prestataires extérieurs (services : restauration, transport, nettoyage, gardiennage…)

- être force de proposition en matière de construction, de réhabilitation et d’extension immobilière

- assurer l’accueil et le conseil des équipes pédagogiques, la mise à disposition des moyens dédiés à la pédagogie

- assurer le suivi des bourses scolaires (AEFE), en lien avec les services consulaires de l’Ambassade de France

- assurer le suivi et la mise en œuvre des subventions (AEFE, …)

- siéger au sein des divers conseils et commissions de l’établissement (Conseil d’établissement, conseil d’école, conseil de discipline, CHS, CESC, CVL, …)

- rencontrer régulièrement l’organisme gestionnaire (réunions mensuelles) et siéger au sein du Conseil d’Administration

- siéger au sein du Conseil consulaire des bourses AEFE pour les élèves français.

Mission 2 : Etre garant de la gestion financière de l’établissement

A ce titre il doit, par délégation de l’organisme gestionnaire auquel il rend compte :

- superviser et contrôler l’élaboration et l’exécution budgétaire en collaboration avec le service comptable de l’établissement (en liaison directe avec le chef d’établissement et l’organisme gestionnaire, principaux responsables)

- présenter l’exécution du budget en termes de recettes et de dépenses, balances et compte de gestion devant les instances concernées

- élaborer les documents et informations permettant l’analyse par les services de l’Agence de la situation administrative, financière et patrimoniale de l’établissement

- développer des éléments d’analyse financière et des outils d’aide à la décision

- veiller à la maîtrise des risques comptables et financiers en collaboration avec le service comptable

- gérer la trésorerie des fonds (placement de valeurs) en collaboration avec le service comptable

- mettre en place et assurer le suivi des inventaires et des stocks

- veiller au respect des règlementations en s’informant de toutes les évolutions

- garantir le respect de la procédure de la politique d’achat arrêtée

- privilégier la communication autour des questions financières et des projets de l’établissement en déclinant leurs conséquences sur l’évolution du budget (voyages scolaires, actions pédagogiques pilotes, sorties pédagogiques, intervenants extérieurs…)

- remplir une fonction de conseiller permanent auprès du chef d’établissement et de l’organisme gestionnaire

- apporter son conseil à l’organisme gestionnaire dans un souci de dialogue.

Mission 3 : Assurer l’encadrement et la gestion des ressources humaines

A ce titre il doit, en liaison avec le chef d’établissement et l’organisme gestionnaire:

- participer au suivi de la carte des emplois des personnels de droit local et de son évolution

- participer activement au recrutement des personnels administratifs et techniques

- organiser le travail des agents administratifs et techniques

- favoriser la formation des personnels placés sous sa responsabilité en proposant au chef d’établissement des formations adaptées aux besoins de ces personnels

- animer et mobiliser les équipes (réunions, gestion de conflits…)

- réaliser l’évaluation professionnelle (bilan de l’année, objectifs à atteindre, besoin en formation…)

- assurer le suivi administratif et financier de tous les agents de droit local

- fournir une expertise (analyse/indicateurs) dans l’évolution de la politique salariale

- être garant du respect des obligations sociales et fiscales

- Mettre à jour et faire évoluer le règlement du travail pour l’ensemble des personnels locaux

- collaborer avec les autorités de tutelle (AEFE, Ambassade) et les différents partenaires.

Mission 4 : Assurer le suivi des opérations de sécurité des biens et des personnes

A ce titre il doit sous l’autorité du Chef d’établissement :

- participer à la rédaction et la mise en place du PPMS (Plan particulier de Mise en Sûreté)

participer activement à la réalisation et au suivi des exercices de sécurité

- travailler avec l’Officier de sécurité de l’Ambassade sur la recherche des évolutions nécessaires liées au Plan Vigipirate

- organiser et favoriser la formation des personnels induite par la mise en place efficiente du PPMS

- animer et mobiliser les équipes sur les questions de sécurité des biens et des personnes dans un établissement scolaire

- réaliser l’évaluation (bilan de l’année, objectifs à atteindre, besoin en formation…) du PPMS annuel et présenter au CE et au CA les résultats de cette évaluation

Mission 5 : Assurer la gestion et le suivi des outils de communication interne et externe

A ce titre il doit :

- suivre l’évolution législative liée à la protection des données personnelles et conseiller le Chef d’établissement sur les évolutions nécessaires

- être capable de gérer le site internet de l’établissement

- en lien avec l’informaticien de l’établissement, suivre la mise en sûreté des outils internes et externes de communication (mèl, Facebook, blogs, …)

- contrôler le respect des droits liés à l’image et au son

             COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE

Profil du poste

Savoir :

- Gestionnaire avec démonstration d’au moins une expérience significative en gestion de projet et/ou gestion de service administratif

- Solides connaissances en analyse financière (états financiers, contrôle de gestion, élaboration de budget…)- bonnes notions des règles et techniques de la comptabilité privée polonaise

- bonnes notions des règles et techniques de la paye en droit polonais

- connaissances en droit du travail polonais

- notions de comptabilité publique française

- langue française (niveau C1 minimum)

- langue polonaise (niveau B2 minimum)

- langue anglaise appréciée

- maîtriser l’outil informatique, les nouvelles technologies et les applications -courantes ou spécifiques- utilisées au sein de l’établissement (suite bureautique Microsoft Office, particulièrement Word, Excel, Powerpoint, la connaissance de logiciels de gestion comptable sera appréciée, …)

- maîtriser les réglementations qui s’appliquent dans les établissements scolaires du réseau AEFE (hygiène et sécurité, gestion des ressources humaines…)

- connaître le fonctionnement d’un établissement conventionné AEFE et l’organisation du système éducatif français

- communiquer efficacement avec les différents interlocuteurs

- s’adapter au changement et l’accompagner, le sécuriser juridiquement

- participer à l’identification des priorités et des aléas pour les gérer

- actualiser ses connaissances et les perfectionner (formation continue…)

Savoir-faire :

- travailler en équipe et toujours dans l’intérêt de l’établissement

- travailler en autonomie et savoir prendre des responsabilités

- savoir déléguer à bon escient

- savoir rendre compte oralement et à l’écrit

- savoir organiser et manager une équipe

- tenir compte des orientations définies par le chef d’établissement

- animer des projets, des réunions

- avoir l’esprit d’initiative et être force de proposition

- gérer au mieux son emploi du temps

- avoir le sens de la concertation

- savoir faire preuve d’autorité

- avoir le sens de l’écoute et du dialogue

- savoir s’adapter aux aléas et aux personnes

- faire preuve d’un devoir de réserve et de discrétion

Profil du poste (suite)

Savoir-être :

- loyauté

- diplomatie

- rigueur

- maîtrise de soi

- disponibilité

- adaptabilité

- neutralité

Contraintes particulières liées au poste :

- s’adapter au calendrier de l’établissement

- s’adapter au calendrier de l’AEFE

- s’adapter aux différents interlocuteurs et publics

- s’adapter aux nécessités de service

 

Le dossier complet doit être envoyé avant le 14 juin 2018, dernière limite.

Soit par mail, à l’adresse suivante : ekoziarska@lfv.pl

Soit par voie postale (cachet de la poste faisant foi), à l’adresse suivante :

Lycée Français de Varsovie
A l’attention du Proviseur
Ul. Walecznych 4/6
03-916 Warszawa

Seuls les dossiers complets et envoyés dans les délais requis seront pris en compte.


Nom de la société

LYCÉE FRANÇAIS DE VARSOVIE

Programme éducatif français et préparation au baccalauréat français. Le Lycée français René Goscinny est un établissement du réseau de l'AEFE (Agence pour l'enseignement français à...
LYCÉE FRANÇAIS DE VARSOVIE


Numéro de référence: OP/90544524/06/2018