SECRETAIRE DES COURS

Date de la publication: 2017/06/09
Secteur d’activité: Formation
Département: Administracyjny
Poste: Pracownik
Lieu de travail: mazowieckie

Description de poste

L’Institut français de Pologne est à la recherche d’une personne pour un emploi à temps partiel au secrétariat des cours.

Lieu : Institut français de Pologne, 12 rue Widok 00-023 VARSOVIE

Volume horaire : 29 heures hebdomadaires

Horaires variables comprenant au moins deux après-midi par semaine (jusqu’à 18h30 en fonction de la période) et un samedi sur deux pendant l’année scolaire

Salaire : 2 577,78 zł. par mois (brut)

Type de contrat : contrat de travail à durée indéterminée à partir du 1er octobre 2017, à l’issue d’une période d’essai de 3 mois (juillet, août, septembre)

Date de début : le poste à pourvoir à partir du 1er juillet 2017

Principales tâches et exigences du poste: voir la fiche de poste ci-dessous

Expérience dans un poste similaire (service client, bureau) sera un atout supplémentaire.

Date limite du dépôt de candidature : le 22 juin 2017

Entretiens de sélection : dans la semaine du 26 juin 2017

Merci d’envoyer vos CV et lettre de motivation en français à l’adresse suivante : myriam.faure@institutfrancais.pl et monika.obrebalska@institutfrancais.pl

 

Fiche de poste Varsovie

SECRETAIRE des cours

Missions

- générales

La secrétaire des cours a pour mission d’assister la responsable administrative des cours dans ses principales fonctions (valorisation et vente des produits pédagogiques auprès des clients, mise en place et suivi administratif des cours et examens, développement de la communication et du marketing des cours et certifications).

- spécifiques

assurer l’accueil et l’information du public,

gérer les inscriptions et les relations avec les clients avant, pendant et après la vente,

assurer le suivi administratif des apprenants et des candidats aux tests et examens,

contribuer à la promotion des produits pédagogiques, au développement de la communication et du marketing des cours et certifications.

 

lieu d’affectation

Institut Français de Pologne, antenne de Varsovie

Service des cours, ul. Widok 12, 00-023 Varsovie

 

Situation hiérarchique

Sous l’autorité directe de la responsable administrative des cours.

responsabilités et tâches

à principales tâches

accueil et inscriptions des élèves par téléphone, par courriel et en vis-à-vis,

information et conseil aux clients potentiels et apprenants déjà inscrits, promotion continue des cours et certifications auprès des intéressés,

gestion administrative des cours collectifs au moyen d'un logiciel : saisie de données générales, saisie de données personnelles, répartition des élèves et organisation des groupes de cours, suivi des paiements, etc.,

communication avec les élèves et les enseignants (affichage et transmission des informations relatives aux changements de salles, aux absences et remplacements des enseignants, aux ouvertures et fermetures de groupes, etc.),

encaissement des recettes (cours et examens),

établissement des factures pour les clients,

relance des clients et établissement des rappels de paiement,

établissement des attestations d’assiduité et de participation,

participation à la mise en place et au suivi des sessions d’examens DELF/ DALF, TCF, DAEFLE

soutien à la mise à jour régulière et à la tenue du site Internet de l’IFP (cours collectifs, examens et certifications), aide à l’élaboration des supports publicitaires, des formulaires d’inscription et de réinscription, etc.

aide à l’organisation d’évènements promotionnels et participation, si besoin, à ceux-ci,

traductions occasionnelles liées à l’activité du service,

en l’absence d’un agent de réception, accueil des publics et standard téléphonique de l’IFP antenne de Varsovie, orientation vers ses différents services et diffusion des informations culturelles.

exigences du poste

Qualités personnelles

Bonne culture générale Sens de la représentation d’un établissement public, respect du client, discrétion et diplomatie

Adaptabilité à des niveaux et des publics d’apprenants variés, aisance relationnelle, capacité d’écoute et d’analyse des besoins

Capacité à travailler sous pression de temps, résistance au stress

Dynamisme, réactivité, serviabilité, disponibilité

Qualités professionnelles

Connaissance des produits (cours, méthodes, niveaux du CECR)

Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (logiciels de base, messagerie électronique, etc.)

Capacités linguistiques : maîtrise du polonais et du français, anglais : communicatif

Rigueur administrative et rédactionnelle, capacité à respecter les délais et à mettre en œuvre des procédures, sens de l’organisation, hiérarchisation des priorités

Capacité à travailler dans des délais contraints et sous la pression.

Autonomie, polyvalence, fort esprit d’initiatives

Respect strict des horaires de présence - une certaine souplesse sur les horaires est requise en période d’examens et lors des grandes phases d’inscriptions (présence plus tardive ou parfois début de journée avancé, amplitude horaire habituelle : de 9h30 à 18h30, horaires de weekend possibles)


Nom de la société

INSTITUT FRANÇAIS DE POLOGNE

L’Institut français de Pologne (Varsovie et Cracovie) œuvre dans les domaines suivants : coopération éducative, linguistique, culturelle, scientifique, universitaire, politique du livre et aide...
INSTITUT FRANÇAIS DE POLOGNE


Numéro de référence: OP/90531980/06/2017